SISTEM DISTRIBUSI BARANG PADA
PERUSAHAAN
GYPSUM GRIYA INDAH MENGGUNAKAN
METODE DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING
METODE DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING
Tarkiman
Universitas Komputer Indonesia
Jl. Dipatiukur 112-114 Bandung
E-mail
: tarkiman.zone@gmail.com
ABSTRAK
Perusahaan Gypsum Griya Indah merupakan
distributor barang (bahan baku) untuk pembuatan profil gypsum yang berlokasi di
kota Tegal profinsi Jawa Tengah. Dalam proses bisnisnya perusahaan ini memiliki
masalah dalam menentukan jumlah barang yang akan dipesan ke supplier agar stok barang digudang tetap
terjaga, untuk mengatasi ketidak pastian jumlah permintaan dari pelanggan
terkadang perusahaan menyediakan stok lebih banyak, namun kadang hal ini
menyebabkan barang menumpuk digudang terlalu lama sehingga kemungkinan
terjadinya kerusakan akan semakin besar dan juga biaya yang ditimbulkan pun
akan semakin tinggi. Masalah lainnya adalah dikarenakan sering terjadi
keterlambatan penerimaan barang mengakibatkan aktifitas distribusi menjadi
terhambat.
Untuk mengatasi permasalahan diatas maka
digunakan metode Distribution Requirement
Planning (DRP), dimana didalamnya terdapat beberapa tahapan proses, yaitu
menentukan Gross Requirement,
menentukan Lead Time, menentukan Order Quantity, menentukan Safety Stock dan membuat penjadwalan
kebutuhan distribusi. Model pengembangan perangkat lunak menggunakan metode waterfall, sedangkan untuk pemodelan
datanya menggunakan metode terstruktur.
Setelah dilakukan pengujian terhadap sistem
distribusi yang telah dibuat maka
dihasilkan kesimpulan diantaranya dapat memudahkan pimpinan perusahaan dalam
menentukan jumlah pemesanan barang secara tepat agar dapat memenuhi permintaan
pelanggan, membantu menentukan jumlah persediaan barang yang harus tersedia
digudang agar dapat mencegah penumpukan barang digudang, membantu dalam
menjadwalkan proses pemesanan barang agar dapat memenuhi pesanan pelanggan
dengan tepat waktu.
Kata kunci : Distribusi, Distribution Requirement Planning, DRP, Gross Requirement, Lead
Time, Order Quantity, Safety Stock
Distribusi merupakan salah satu
faktor penentu berhasil tidaknya suatu produk di pasaran karena berkaitan
langsung dalam proses penentuan harga produk dan ketersediaan barang. Menurut
Turner (1993), Distribusi merupakan semua aspek pengiriman produk dari produsen
ke konsumen mulai dari masalah persediaan, pemilihan gudang sampai perencanaan
transportasi. Perusahaan dapat melakukan penghematan dalam proses distribusi
guna meningkatkan keuntungan
operasional, namun dalam mengontrol suatu proses distribusi seperti dengan cara
menurunkan biaya-biaya yang timbul selama proses pengiriman barang bukanlah hal
yang mudah.
Gypsum Griya Indah adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang
pendistribusian barang. Gypsum Griya Indah merupakan distributor barang (bahan
baku) untuk pembuatan profil gypsum yang berlokasi di kota Tegal profinsi Jawa
Tengah. Perusahaan ini melakukan pendistribusian barang (bahan baku) seperti
Gypsum Board, Casting, Cornis Adhesive, Glass Roving dan bahan baku gypsum
lainnya ke banyak pelanggannya yang tersebar di wilayah Jawa Tengah dan Jawa
Barat. Gypsum Griya Indah mendapatkan pasokkan barang (bahan baku) langsung
dari beberapa perusahaan supplier
yang memproduksi bahan baku gypsum tersebut. Selain sebagai distributor
perusahaan ini juga memproduksi sendiri profil gypsum untuk proyek-proyek
perumahan. Sebagai perusahaan distributor, perusahaan ini memiliki gudang
penyimpanan sendiri untuk menyimpan persediaan barang yang akan di
distribusikan ke para konsumennya. Proses distribusi yang dilakukan perusahaan
ini mulai dari memesan barang ke supplier,
penerimaan barang dari supplier,
penyimpanan stok digudang, pengiriman barang ke pelanggan sesuai permintaan.
Berdasarkan
hasil wawancara dengan pemilik perusahaan, dalam proses bisnisnya perusahaan
ini memiliki masalah dalam menentukan jumlah barang yang akan dipesan ke supplier agar stok barang digudang tetap
terjaga, karena sudah seringkali ketika ada pelanggan yang memesan barang
tertentu namun stok barang di gudang sudah habis terjual atau jumlahnya
tidak mencukupi sesuai permintaan pemesan dikarenakan tingginya permintaan
barang dari pelanggan. Perusaahaan ini terkadang menyediakan stok lebih untuk
mengatasi shortage saat ada
permintaan dari pelanggan, namun menyimpan barang (bahan baku) gypsum dalam
jumlah besar sehingga barang menumpuk digudang terlalu lama maka kemungkinan
terjadinya kerusakan akan semakin besar dan juga biaya yang ditimbulkan pun
akan semakin tinggi. Masalah lainnya adalah dikarenakan sering terjadi
keterlambatan penerimaan barang mengakibatkan aktifitas distribusi menjadi
terhambat.
1.1.1. Distribution Requirement Planning (DRP)
1.1.2.
Metode Single Exponential Smoothing
1.1.3.
Forcast Error
1.1.4. Economic Order Quantity (EOQ)
2.1.
Analisis Masalah
2.2.
Analisis Data
Berdasarkan
uraian yang telah dijelaskan sebelumnya, maka perlu dibangun sistem distribusi
yang diharapkan dapat menjadi soluasi permasalahan yang sedang dihadapi, dengan
demikian penulis berkeinginan untuk menganalisis dan membuat suatu Sistem
Informasi yang berjudul “Sistem Distribusi Barang Pada Perusahaan Gypsum Griya
Indah Menggunakan Metode Distribution
Requirement Planning”.
1.1. Landasan Teori
Distribusi adalah
bagian yang bertanggung jawab terhadap perencanaan, pelaksanaan, dan
pengendaliaan aliran material dari produsen ke konsumen dengan suatu
keuntungan. Pergerakkan/aliran material ini terdiri dari pasokan fisik yang
merupakan pergerakkan dan penyimpanan bahan mentah dari pemasok ke pabrikan,
dan distribusi fisik yang mempunyai pergerakkan barang jadi dari pabrik ke
pelanggan.
1.1.1. Distribution Requirement Planning (DRP)
Distribution
Requirement Planning adalah suatu metode untuk menangani pengadaan
persediaan dalam suatu jaringan distribusi multieselon. Metode ini menggunakan demand independent, dimana dilakukan
peramalan untuk memenuhi struktur pengadaannya. Berapun banyaknya level yang ada dalam jaringan
distribusi, semua merupakan variabel
yang dependent level yang langsung
memenuhi customer.
Distribution Requirement Planning lebih menekankan pada aktivitas
penjadwalan dari pada aktivitas pemesanan. DRP mengantisipasi kebutuhan
mendatang dengan perencanaan pada setiap level pada jaringan distribusi. Metode
ini dapat memprediksi masalah sebelum masalah-masalah tersebut terjadi
memberikan titik pandang terhadap jaringan distribusi.
Berbeda dengan metode pengadaan
persediaan barang yang menggunakan perhitungan statistik untuk menentukan kapan
waktu pemesanan dan berapa jumlah barang yang akan dipesan, DRP menentukan
pemesanan pasokan barang berdasarkan
tahapan
waktu permintaan dan pasokan untuk setiap item pada masing-masing gudang dalam
sebuah saluran distribusi.[4]
Memanfaatkan
logika yang sama seperti Material
Requirements Planning (MRP), DRP
melakukan perhitungan kebutuhan kotor sampai kebutuhan bersih dari permintaan
dan pasokan pada setiap periode.[4]
Ketika
permintaan melebihi pasokan, system akan menampilkan urutan rencana pemesanan
pasokan dan peringatan bahwa diperlukan tindakan pemesanan barang untuk
menghindari kehabisan stok.[4]
Hubungan
antara DRP dengan Internal Sistem
Manufacturing Planning and Conrol (MPC)
bisa dilihat pada gambar 1 :
 |
| Gambar 1.Hubungan DRP dengan Internal Sistem MPC [5] |
1.1.2.
Metode Single Exponential Smoothing
Metode exponential smoothing ialah suatu prosedur untuk secara terus
menerus merevisi suatu ramalan dengan menggunakan pengalaman (data) paling
baru. Metode ini didasarkan pada penghalusan (smoothing) data sebelumnya dari suatu seri dalam suatu pola
penurunan eksponensial.
Data sebagai hasil
observasi ditimbang(weighted) dengan
timbangan yang lebih besar pada data yang paling mutakhir/terkini. Timbangan
yang dipergunakan sebesar α (alpha) untuk data terkini kedua, α (1-
α)2 , untuk data terkini ketiga, dan seterusnya.
Dalam bentuk yang
sudah diperhalus, ramalan yang baru untuk waktu (t + 1), mungkin bisa dianggap
sebagai suatu rata-rata yang ditimbang dari data yang baru pada waktu t juga. Timbangan sebesar α (alpha)
yang diberikan pada nilai observasi yang baru dan ditimbangan sebesar (1- α) diberikan pada ramalan lama, dengan
anggapan bahwa 0 < α < 1 jadi
Nilai Ramalan Baru = α x (observasi lama t = Y1) + (1- α) x (Ramalan lama =
).
Persamaan penghalusan eksponensial, sebagai berikut : [6]
Keterangan :
Ft+1 = Ramalan untuk periode t+1
Xt =
Nilai rill periode ke t
Ft =
Ramalan untuk peiode ke t
Α = Bobot
yang menunjukan konstanta penghalusan
1.1.3.
Forcast Error
Kesalahan peramalan (forecast error) merupakan ukuran ketepatan dan menjadi dasar untuk
membandingkan kinerja model. Deviasi absolut rata-rata (mean absolute deviation, MAD) adalah
Mean Absolute Deviation memberikan informasi tambahan yang berguna dalam memilih model
peramalan dan parameter-parameternya.
Mean absolute deviation adalah jumlah dari semua kesalahan tanpa
memandang tanda aljabar, dibagi dengan jumlah observasi.
1.1.4. Economic Order Quantity (EOQ)
Metode EOQ digunakan
untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang meminimumkan biaya langsung
penyimpanan persediaan dan biaya kebalikannya (inverse cost) pemesanan persediaan[11].
Asumsi dasar untuk menggunakan metode EOQ adalah :
a. Waktu menunggu kedatangan barang diketahui
dan konstan
b. Item yang dipesan independent dengan item yang lain.
c.
Pemesan
diterima dengan segera dan pasti.
d. Harga item yang konstan.
Rumus EOQ yang biasa digunakan adalah :
Dimana :
D = Penggunaan atau permintaan yang diperkirakan per
periode waktu
S = Biaya pemesanan (persiapan pesanan dan mesin) per
pesanan
H = Biaya penyimpanan per unit per tahun
terjadi.
1.1.5.
Safety Stock
Persediaan
pengaman sering juga disebut sebagai persediaan besi (iron stock) adalah suatu persediaan yang dicadangkan sebagai
pengaman dari kelangsungan proses produksi perusahaan untuk menghindari
terjadinya kekurangan barang. Persediaan pengaman ini merupakan sejumlah unit
tertentu dimana unit ini akan tetap ditahankan walau bahan bakunya dapat
berganti dengan yang baru. Untuk menentukan persediaan pengaman ini
dipergunakan analisis statistik dengan melihat dan memperhitungkan penyimpangan
– penyimpangan yang sudah terjadi antara perkiraan bahan baku dengan pemakaian
sesungguhnya dapat diketahui besarnya standar dari penyimpangan tersebut.
Manajemen perusahaan akan menentukan seberapa jauh penyimpangan – penyimpangan
yang terjadi tersebut agar dapat ditolerir. Jika persediaan pengaman terlalu
banyak akan mengakibatkan perusahaan menaggung biaya penyimpanan terlalu mahal.
Oleh karena itu, perusahaan harus dapat menentukan besarnya safety stock secara tepat[10].
2. ISI PENELITIAN
2.1.
Analisis Masalah
Sesuai dengan hasil
penelitian di Perusahaan Gypsum Griya Indah, didapat adanya beberapa
permasalahan yaitu :
1. Dikarenakan ketidakpastian jumlah permintaan
dari pelanggan, mengakibatkan pemilik perusahaan kesulitan dalam
menentukan jumlah barang yang akan
dipesan ke supplier untuk persediaan barang di periode mendatang agar stok barang
digudang tetap terjaga dan mencegah terjadinya kehilangan penjualan.
2. Belum adanya penetapan jumlah persediaan
barang digudang secara pasti sehingga mengakibatkan penumpukan barang digudang
karena kelebihan stok barang sehingga berpotensi menimbukan kerugian bagi
perusahaan dikarenakan naiknya biaya penyimpanan dan resiko kerusakan barang,
3. Tidak adanya penjadwalan pemesanan barang
menyebabkan sering terjadinya keterlambatan penerimaan barang yang mengakibatkan
aktifitas distribusi menjadi terhambat.
2.2.
Analisis Data
Analisis data
merupakan suatu proses dalam menjelaskan
data ke bentuk yang lebih mudah untuk dipahami. Analisis data pada sistem
distribusi barang di Perusahaan Gypsum Griya Indah akan digunakan untuk
mengetahui persediaan barang yang harus disediakan untuk mengantisipasi
kekurangan persediaan dan menjaga stok barang digudang yang akan
didistribusikan ke pelanggan.
Untuk sampel data barang yang akan di olah dalam penelitian ini ialah
data tiga produk yang menurut
pimpinan perusahaan tingkat penjualannya paling tinggi pada tahun 2013, yaitu :
1.
Gypsum
Aplus ukuran 9mm x 1200 x 2400,
2.
Casting
Aplus @20Kg dan
3.
Cornice
Adhesive @20Kg.
Data distribusi
masing-masing produk pada tahun 2013 dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Distribusi Produk Gypsum Aplus 9mmx1200x2400 pada Tahun 2013
Minggu
|
GYPSUM
APLUS 9MM X 1200X2400
(Lembar) |
||
Pembelian
|
Penjualan
|
Stok
|
|
1
|
4700
|
1583
|
6250
|
2
|
2400
|
2529
|
7067
|
3
|
0
|
2396
|
4538
|
4
|
1800
|
1780
|
3942
|
5
|
2400
|
1916
|
4562
|
6
|
0
|
1163
|
2646
|
7
|
1500
|
1069
|
2983
|
8
|
500
|
1044
|
2414
|
9
|
400
|
1104
|
1770
|
10
|
0
|
666
|
666
|
11
|
2600
|
1081
|
2600
|
12
|
900
|
1513
|
2419
|
13
|
2700
|
1071
|
3606
|
14
|
900
|
1219
|
3435
|
15
|
900
|
1432
|
3116
|
16
|
1800
|
1623
|
3484
|
17
|
1200
|
1335
|
3061
|
18
|
2550
|
1903
|
4276
|
19
|
3100
|
3217
|
5473
|
20
|
800
|
2640
|
3056
|
21
|
3800
|
2219
|
4216
|
22
|
1600
|
1675
|
3597
|
23
|
750
|
1154
|
2672
|
24
|
3650
|
1945
|
5168
|
25
|
3000
|
3037
|
6223
|
26
|
2450
|
3006
|
5636
|
27
|
4150
|
2910
|
6780
|
28
|
2600
|
3163
|
6470
|
29
|
3300
|
2981
|
6607
|
30
|
3120
|
2903
|
6746
|
31
|
2200
|
3446
|
6043
|
32
|
0
|
1193
|
2597
|
33
|
1700
|
1170
|
3104
|
34
|
3400
|
2687
|
5334
|
35
|
4200
|
3073
|
6847
|
36
|
3900
|
2754
|
7674
|
37
|
4250
|
2427
|
9170
|
38
|
500
|
2232
|
7243
|
39
|
0
|
2403
|
5011
|
40
|
2050
|
2186
|
4658
|
41
|
2200
|
2055
|
4672
|
42
|
1700
|
1898
|
4317
|
43
|
2550
|
2772
|
4969
|
44
|
2500
|
2656
|
4697
|
45
|
2100
|
2334
|
4141
|
46
|
2850
|
2053
|
4657
|
47
|
1550
|
3076
|
4154
|
48
|
4200
|
3750
|
5278
|
49
|
0
|
1433
|
1528
|
50
|
3800
|
3055
|
3895
|
51
|
3200
|
1765
|
4040
|
52
|
2350
|
3373
|
4625
|
JUMLAH
|
110770
|
111068
|
1252
|
Dari tabel
diatas jika dibuatkan kedalam sebuah grafik maka akan Nampak seperti gambar
 |
2.2.1 Analisis Metode Distribution Requirement Planning
Tahapan-tahapan proses dalam metode Distribution Requirement Planning (DRP)
terdiri dari:
1. Menghitung
Gross Requirement dimana bisa
dilakuan dengan menggunakan
pendekatan metode peramalan (forcasting),
2. Menentukan
Lead Time atau waktu tunggu,
3. Menghitung
Order Quantity atau Lot Size bisa dilakukan dengan
menggunakan metode persediaan seperti Economic
Order Quantity (EOQ),
4. Menghitung
Safety Stock dan
5. Membuat
tabel DRP.
2.2.2 Menghitung Gross Requirement
Gross
Requirement adalah kebutuhan
kotor atau jumlah barang yang akan dikeluarkan dari persediaan untuk memenuhi
permintaan. Besarnya kemungkinan nilai permintaan di periode mendatang dapat
diperoleh dari hasil peramalan (forcasting).
Peramalan (forcatsing)
Dalam menentukan metode peramalan yang akan digunakan pada sistem yang
akan dibangun, terlebih dahulu dilakukan pengujian terhadap data penjualan untuk setiap produk yang dijadikan sample menggunakan beberapa
metode peramalan yang berbeda untuk mendapatkan tingkat kesalahan yang
terkecil. Metode yang digunakan adalah times
series yang meliputi metode single
moving average, single exponential smoothing.
Berdasarkan hasil peramalan tersebut dilakukan perhitungan error forcast untuk setiap metode
menggunakan Mean Absolute Deviation (MAD). Peramalan akan dikatakan baik jika
nilai error yang dihasilkan lebih
kecil dibandingakan dengan error yang
dihasilkan dari metode lain.
Berikut ini hasil dari peramalan untuk ketiga jenis
produk dengan metode yang di
gunakan :
Tabel 2. Perbandingan Selisih Error Dari Tiap Metode
Peramalan
Berdasarkan rumus metode Single
Exponential Smoothing pada persamaan 1, dan data penjualan Gypsum Aplus 9mmx1200x2400 pada Tabel 3.1 jika diimplementasikan
kedalam rumus
tersebut, maka keterangannya akan menjadi :
0 Comments